Das Archiv in den Computer bringen

Nach wie vor sind Betriebe und Unternehmen immer noch sehr weit weg vom papierlosen Büro, wie es schon vor einigen Jahren propagiert wurde. Im Gegenteil, dank vereinfachter Drucktechnik zusammen mit leistungsfähigen Textprogrammen steigt die Zahl der Dokumente in Papierform. Dazu kommen natürlich gesetzliche Vorgaben zu den Aufbewahrungsfristen bestimmter Unterlagen. Diese Dokumente müssen zwar in Papierform vorliegen beziehungsweise archiviert werden, können aber trotzdem als digitale Kopie im Computer beziehungsweise im Netzwerk des Unternehmens gespeichert sein. Der Vorteil liegt klar auf der Hand. Nur in sehr wenigen Fällen werden die Originalunterlagen benötigt und somit ein Gang ins Archiv notwendig, das oft genug weit weg von den Büros im Keller untergebracht ist. Mit einer Kopie auf dem Rechner können Daten aus den Unterlagen blitzschnell überprüft und aufgerufen und so die Zeit für den Gang hinab in den Keller besser genutzt werden.

Dokumente digitalisieren

In vielen Unternehmen haben sich über Jahre hinweg Dokumente angesammelt, die noch nicht als digitale Kopie in den Rechnern vorliegen. Selbst wenn in einigen Büros bereits die Möglichkeit besteht, die Unterlagen zu scannen, wird dies oft aus Zeitmangel versäumt. Also wandern diese zuerst auf einen Stapel und später ins Archiv im Keller und müssen bei Bedarf mühsam wieder herausgesucht werden. Dabei ist es recht einfach Dokumente zu digitalisieren. Moderne Trommelscanner lesen die Unterlagen blitzschnell ein und über eine OCR Software wird das zuerst als Bildinformation vorliegende Dokument umgewandelt in ein Textformat, das entsprechend bearbeitet werden kann. Dies jedoch nur, wenn es notwendig ist. So erfolgt etwa die Datenerfassung in München als Standort vieler großer sowie mittlerer Unternehmen meist über externe Dienstleister, die über das entsprechende Know-how verfügen, um Dokumente zu digitalisieren ohne das der benötigte Zeitaufwand den Rahmen sprengt. Dabei kommt es nicht nur darauf an, die entsprechende Technik einzusetzen, sondern auch den Vorgaben der Unternehmen entsprechend zu handeln. So handelt es sich beispielsweise bei der Datenerfassung in München oft um vertrauliche Dokumente, die teilweise sogar dem Datenschutz unterliegen. Dazu gehören Personalunterlagen und Geschäftsberichte. Die digitale Archivierung bietet auch hierbei eine gute Möglichkeit, den Kreis der Zugriffsberechtigten exakt zu bestimmen.

Digitalisieren und Archivieren vor Ort

Kein Unternehmen möchte seine vertraulichen Unterlagen gerne aus dem Haus geben. Dies birgt immer das Risiko der Einsichtnahme durch Dritte und Firmenspionage ist keineswegs nur Teil der Handlung in Spielfilmen, sondern tägliche Realität. Aus diesem Grund kommen Dienstleister zur Digitalisierung von Dokumenten mit speziell eingerichteten Fahrzeugen in das Unternehmen und nehmen die Archivierung in den Computer vor Ort in Angriff. Je nach Vorgabe des auftraggebenden Betriebes werden die eingescannten und digitalisierten Unterlagen in ein bestimmtes Format gewandelt, das der angewandten Software des Unternehmens entspricht. Die Datenübertragung vom Trommelscanner und dem Rechner des Archivierungs-Dienstleisters kann sowohl über Speichermedien wie einer Festplatte erfolgen oder über eine direkte Schnittstelle. Ein Beispiel für einen solchen Digitialisierungsdienstleister ist die Gehring Group, deren Angebot Sie u.a. hier finden können: https://gehring.group/digitalisierung/

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